ടീം മീറ്റിങ് എങ്ങിനെ പ്രയോജനപ്രദമാക്കാം
February 20,2019 | 11:11:02 am

ഒരു സ്ഥാപനത്തിന്റെ സുഖമമായ നടത്തിപ്പിന് വളരെ അത്യന്താപേക്ഷിതം ആയ ഒന്നാണ് .ക്രിയാത്മകം ആയ മീറ്റിംഗുകളും ചര്‍ച്ചകളും .മിക്കവാറും സ്ഥാപനങ്ങളില്‍ മീറ്റിങ് കൂടുവാനോ കൂടിയാല്‍ തന്നെ അത് പ്രയോജന പ്രദം ആക്കുവാനോ കഴിയാറില്ല .ദിവസവും മീറ്റിംഗ് കൂടുകയും അതില്‍ അന്നന്നത്തെ കാര്യങ്ങള്‍ ചര്‍ച്ച ചെയ്യുകയും പ്രശ്‌നങ്ങള്‍ക്ക് പരിഹാരം കണ്ടു മുന്നോട്ടു പോകുകയും ചെയ്താല്‍ നിങ്ങളുടെ സ്ഥാപനം വിജയത്തില്‍ എത്തും എന്നതില്‍ സംശയമില്ല .

മീറ്റിംഗുകള്‍ ഓഫീസ് ജോലികള്‍ ഉള്ള സ്ഥാപനങ്ങളില്‍ മാത്രം ആവശ്യം ഉള്ളതാണ് എന്ന ഒരു തെറ്റിധാരണ പൊതുവെ ഉണ്ട് .എന്നാല്‍ നിങ്ങളുടെ സ്ഥാപനം ഏതു തരത്തില്‍ ഉള്ളതാകട്ടെ അത് വെറും ചെറിയ ഒരു കട പോലെ ഉള്ള സ്ഥാപനം ആകട്ടെ എന്നും രാവിലെ മീറ്റിംഗുകള്‍ കൂടുകയും അന്നന്ന് ചെയ്യേണ്ട കാര്യങ്ങള്‍ പരസ്പരം ചര്‍ച്ച ചെയ്തു തീരുമാനിക്കുകയും ചെയ്യുന്ന ഒരു രീതി നടപ്പില്‍ വരുത്തിയാല്‍ ഏറെ മാറ്റങ്ങള്‍ നിങ്ങള്‍ക്ക് ദര്‍ശിക്കുവാന്‍ കഴിയും .മാനേജ്‌മെന്റും മുതിര്‍ന്ന ലീഡര്‍മാരും മാത്രം പങ്കെടുക്കേണ്ട ഒന്നാണ് മീറ്റിംഗുകള്‍ എന്നതാണ് മറ്റൊരു തെറ്റിധാരണ .സ്ഥാപനത്തിലെ സപ്പോര്‍ട്ടിങ് സ്റ്റാഫ് മുതല്‍ മുതിര്‍ന്ന ലീഡര്‍മാര്‍ വരെ പങ്കെടുക്കുന്ന രീതിയില്‍ രാവിലത്തെ മീറ്റിംഗുകള്‍ പ്ലാന്‍ ചെയ്താല്‍ അത് എല്ലാവരിലും ഒരു നല്ല ഉത്തരവാദിത്വ ബോധം വളര്‍ത്തുകയും അതിന്റെ ഒരു ഊര്‍ജ്വസ്വലത മൊത്തം സ്ഥാപനത്തിന്റെ പ്രവര്‍ത്തനത്തില്‍ ദര്‍ശിക്കുവാന്‍ കഴിയുന്നതുമാണ് .

മീറ്റിംഗുകള്‍ കൂടുവാന്‍ വേണ്ടി ഒരു ചടങ്ങു പോലെ മീറ്റിംഗുകള്‍ സംഘടിപ്പിക്കുന്നതാണ് ഉദ്ദേശിച്ച ഫലം തരാത്തവയായി നമ്മുടെ സ്ഥാപനങ്ങളിലെ മീറ്റിംഗുകള്‍ മാറുവാന്‍ കാരണം .ചില മാനേജര്‍മാര്‍ അവര്‍ക്കു തോന്നിയത് പോലെ മീറ്റിംഗുകള്‍ വിളിച്ചു കൂട്ടി മണിക്കൂറുകള്‍ ചര്‍ച്ച ചെയ്യുകയും പ്രത്യേകിച്ച് റിസള്‍ട്ട് ഒന്നും ലഭിക്കാതെ വരികയും ചെയ്യും .

ഒരു മാസം മുമ്പെ തന്നെ മുന്‍കൂട്ടി മീറ്റിംഗ് ഷെഡ്യൂളുകള്‍ പ്ലാന്‍ ചെയ്തു വെക്കുകയും ഓരോ മീറ്റിംഗിന്റെയും ചര്‍ച്ച ചെയ്യേണ്ട കാര്യങ്ങളെ കുറിച്ചുള്ള കൃത്യമായ ഒരു ധാരണ ഉണ്ടാക്കി വെക്കേണ്ടതും അത്യാവശ്യമാണ് .മുന്‍കൂട്ടി തീരുമാനിച്ച ഒരു മീറ്റിംഗില്‍ ഇനി പുതുതായി ഒന്നും ചര്‍ച്ച ചെയ്യുവാന്‍ ഇല്ല എന്ന് തോന്നിയാല്‍ അത് റദ്ദ് ചെയ്യുന്നതിന് മടി വിചാരിക്കേണ്ടതില്ല .

ദിനേന രാവിലെ തന്നെയുള്ള മീറ്റിംഗുകള്‍ ഒരു സ്റ്റാന്‍ഡ് അപ്പ് മീറ്റിംഗ് ആയി ഒരു 15 മിനിറ്റ് സമയ പരിധി നിശ്ചയിച്ചു നടത്തുക എന്നുള്ളത് അനാവശ്യ ചര്‍ച്ചകള്‍ വന്നു മീറ്റിംഗുകള്‍ നീണ്ടു പോകാതെ നോക്കുവാന്‍ സഹായിക്കും .കൂടാതെ മീറ്റിംഗുകള്‍ക്കു കൃത്യമായ ഒരു അജണ്ട നിര്‍ണ്ണയിക്കുക ,ഓരോ അജണ്ടയ്ക്കും ചര്‍ച്ച ചെയ്യുവാന്‍ കൃത്യമായ സമയം നിശ്ചയിക്കുക ,ഓരോ ചര്‍ച്ചകളും കൊണ്ട് ഉദ്ദേശിക്കുന്ന കാര്യങ്ങള്‍ ആദ്യമേ തന്നെ വിവരിക്കുക ,ഓരോ അജണ്ട ഐറ്റം ആരുടെ ചുമതലയില്‍ ആണോ വരുന്നത് അവരോടു നേരത്തെ തന്നെ തയ്യാര്‍ ആയി വരുവാന്‍ ഉള്ള നിര്‍ദ്ദേശം നല്‍കുക ,കൃത്യമായ രീതിയില്‍ മിനുട്‌സ് എഴുതി എടുക്കുക ,എടുത്ത തീരുമാനങ്ങളില്‍ നടപ്പില്‍ വരുത്തിയവ അടുത്ത മീറ്റിങ്ങില്‍ വിവരിക്കുക ,നടപ്പില്‍ വരുത്തുവാന്‍ കഴിയാത്ത കാര്യങ്ങള്‍ ഉണ്ടെങ്കില്‍ അത് എന്ത് കൊണ്ടാണ് എന്ന കൃത്യമായ വിവരം നല്‍കുക എന്നുള്ളവ എല്ലാം നല്ല രീതിയില്‍ മീറ്റിംഗുകള്‍ നടത്തുവാന്‍ വേണ്ട കാര്യങ്ങള്‍ ആണ് .

 

ബ്രിസിനെസ്സുകള്‍ക്കു ODI ,ലീഡര്‍ഷിപ് കോച്ചിങ് നല്‍കുന്ന ഒരു സെര്‍ട്ടിഫൈഡ് ലീഡര്‍ഷിപ് കോച്ച് ,സോഫ്റ്റ്വെയര്‍ കോണ്‍സള്‍ട്ടന്റ എന്നീ നിലകളില്‍ പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്ന ആള്‍ ആണ് ലേഖകന്‍ ,ഫോണ്‍ :9961429066 ,ഇമെയില്‍ :shihab@winwius.com}

 
� Infomagic - All Rights Reserved.